Dalam jasa penghancuran dokumen, ada beberapa peraturan pemusnahan yang sebaiknya sudah perusahaan ikuti. Pemusnahan tersebut dilakukan untuk arsip atau dokumen yang punya masa retensi setidaknya 10 tahun. Terlebih untuk dokumen berupa pertanggungjawaban keuangan, catatan keuangan, pembukuan, dan administrasi perusahaan.
Berbicara tentang peraturan pemusnahan dokumen, berikut merupakan dasar hukum yang mengaturnya.
- Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
- Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
- Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 17 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyerahan Arsip Statis bagi Organisasi Politik;
- Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip; dan
- Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 20 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan unit kearsipan pada Lembaga Negara.
Pada dasarnya, melakukan penghancuran atau pemusnahan dokumen arsip sangat penting bagi sebuah perusahaan. Seperti agar efisiensi produksi perusahaan tetap terbaru dan terjaga. Menggunakan jasa untuk melakukan tugas tersebut akan menekan biaya operasional perusahaan.
Jasa Penghancuran Dokumen dengan Menerapkan Prinsip Ramah Lingkungan
Alasan sebuah perusahaan melakukan penghancuran dokumen arsip tentu sangat beragam. Namun secara operasional, penghancuran dokumen lama yang sudah habis masa retensi memang sebuah kebutuhan. Sebab jika Anda biarkan menumpuk, dokumen arsip tersebut justru menjadi kendala dalam operasional perusahaan.
Serayu Daur Nusantara merupakan perusahaan yang menyediakan jasa pemusnahan arsip. Peraturan pemusnahan mesti memperhatikan beberapa prinsip penting yang berkaitan dengan ramah lingkungan. Prinsip tersebut antara lain reuse, reduce, dan recycle.
Reuse dalam kaitannya dengan penghancuran dokumen adalah menggunakan ulang barang yang masih bisa dipakai, contohnya etalase dokumen lama. Reduce lebih mengarah pada meminimalisir penggunaan barang yang berpotensi menjadi sampah. Sedangkan recycle adalah prinsip utama penghancuran, agar menjadi bahan baku baru yang bermanfaat untuk lingkungan.
Dengan menggunakan jasa penghancuran dokumen perusahaan dari Serayu Daur Nusantara, Anda lebih cepat dan tepat dalam membersihkan arsip sesuai dengan prosedur. Hal-hal kompleks yang berkaitan dengan pemusnahan arsip, bisa Anda konsultasikan dengan kami lebih dulu.
Mengapa Perlu Menghancurkan Arsip Dokumen Perusahaan
Perusahaan yang sudah berjalan dalam waktu lama, tentu saja punya berbagai laporan yang menggunakan kertas cetak. Berbagai laporan tersebut yang sudah habis dalam masa retensi, memang sebaiknya Anda lakukan penghancuran atau pemusnahan. Namun, ketika melakukannya sendiri tentu membutuhkan biaya operasional yang cukup besar.
Jasa penghancuran dokumen Serayu Daur Nusantara hadir untuk melayani pemusnahan arsip terutama di area Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang dan Bekasi (Jabodetabek). Mengapa perusahaan perlu menghancurkan arsip dokumen, seberapa penting hal ini untuk perusahaan lakukan?
1. Mengurangi Ruang Penyimpanan
Hal pertama berkaitan dengan ruang penyimpanan arsip dokumen yang ada di perusahaan. Seiring berjalannya waktu, sekian banyak arsip akan menumpuk di sana. Dengan melakukan penghancuran, maka ruang penyimpanan kembali mempunyai tempat kosong. Tentu saja harus memperhatikan dokumen yang habis masa retensinya.
2. Mempermudah Penataan Arsip Baru
Memusnahkan arsip lama membuat sirkulasi untuk menata arsip baru menjadi lebih mudah dan efisien. Secara tidak langsung, hal ini memperlancar proses kerja perusahaan untuk beberapa tahun ke depan. Mengingat jika menghancurkan dokumen di lokasi perusahaan tidak memungkinkan, kemudahan dari jasa Serayu Daur Nusantara akan sangat membantu perusahaan Anda.
3. Proses Penghancuran Harus Sesuai Prosedur
Sebagaimana peraturan pemusnahan dokumen dari pemerintah maupun Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), terhadap prosedur tertentu yang mesti dipenuhi oleh perusahaan dalam melakukan pemusnahan tersebut. Tidak semua arsip bisa Anda lakukan pemusnahan, contoh kategori arsip dokumen yang tidak boleh Anda musnahkan adalah arsip statis.
Pemusnahan yang tidak sesuai dengan prosedur dan aturan, seperti membuangnya begitu saja, justru akan berimbas buruk pada perusahaan Anda. Kami akan membantu melakukan penghancuran dan pemusnahan sesuai prosedur, sekaligus memberi timbal balik yang sangat positif untuk alam.
4. Tujuan Pemusnahan Arsip secara Umum
Berdasarkan keterangan di ANRI, tujuan utama dalam penghancuran dokumen antara lain: efisiensi sekaligus efektivitas kerja perusahaan, yang mana mempermudah dalam proses kinerja agar memberi hasil yang maksimal. Pemusnahan arsip juga bertujuan untuk melindungi data dan informasi yang ada di dalam dokumen itu sendiri.
Dengan melakukan pemusnahan terhadap arsip lama, maka perusahaan sudah melakukan pengamanan data dan informasi terhadap pihak yang tidak berhak mengetahui. Anda dapat melihat secara langsung atau mengirim wakil untuk memastikan proses penghancuran berjalan lancar.
Berdasarkan semua peraturan pemusnahan di atas, sangat praktis jika menggunakan jasa pemusnah dokumen terdekat dari Serayu Daur Nusantara. Anda dapat menghubungi jasa penghancuran dokumen kami melalui hotline 0813-1178-2107 dan website https://serayudaur.id/. Kami akan melakukan tugas sesuai prosedur yang tepat.
